학원나침반 출시 — AI가 관리하는 학원 운영 프로그램

한 원장님 얘기부터 하겠습니다. 이 학생은 결석이 딱 한 번, 지각이 두 번뿐이었습니다. 숫자만 보면 문제될 게 없는 아이입니다. 그런데 같은 기간에 상담 요청이 세 번 들어왔고, 지난달 시험 점수가 조금씩 흔들리기 시작했습니다. 담임 강사는 출결 기록만 보고 “얘는 괜찮다”고 판단했습니다. 상담 기록은 상담실장이 따로 관리했고, 성적은 또 다른 담당자가 입력했습니다. 세 조각의 정보가 한 사람 눈에 동시에 들어온 적이 없었던 겁니다. 이 학생은 두 달 뒤 퇴원했습니다.

왜 이런 일이 반복되나

출결표, 상담일지, 성적표는 각자 정상적으로 작동합니다. 문제는 그 세 가지를 한 사람이 매일 겹쳐서 보지 않는다는 데 있습니다. 학생이 30명이면 몰라도 200명, 300명이 되는 순간 사람이 손으로 하기엔 물리적으로 불가능한 일이 됩니다. 레이어미디어의 학원나침반은 이 지점을 겨냥해서 만들어졌습니다. 이름은 학원관리 프로그램이지만 실제로 하는 일은 관리가 아니라 분석입니다.

사람이 놓친 걸 시스템이 잡아냅니다

결석·지각이 늘어나는 것, 상담 요청이 갑자기 잦아지는 것, 성적이 떨어지는 것 — 이 세 신호를 각각 최근 30일과 그 이전 30일로 비교해서 추적하다가, 두 가지 이상이 동시에 나타나는 학생이 있으면 원장에게 바로 알립니다. 위에서 말한 학생 같은 경우, 출결 신호는 약해도 상담 급증과 성적 하락 두 가지가 겹치기 때문에 이탈위험으로 잡힙니다.

예외만 기록하면 됩니다

이 분석이 가능한 이유는 기록하는 방식 자체가 다르기 때문입니다. 기존 프로그램은 출결부를 열고 학생 이름을 하나하나 체크하는 식입니다. 학원나침반은 반대입니다. 정상적으로 출석하고 숙제를 다 한 학생은 아무 기록도 남기지 않습니다. “OO 학생 오늘 지각”이라고 말하는 순간에만 기록이 생깁니다. 예외가 발생하는 시점 자체가 곧 유의미한 데이터이기 때문입니다.

상담 통화도 자동으로 정리됩니다

학부모와 통화를 마치고 링크 하나만 열어서 녹음 파일을 올리면, 화자가 구분된 텍스트로 자동 변환되어 상담기록에 그대로 들어갑니다. 통화 내용을 기억해뒀다가 나중에 다시 타이핑하는 시간이 통째로 사라집니다. 그리고 이 상담 기록이 앞서 말한 이탈위험 감지의 재료 중 하나로 그대로 쓰입니다.

강사마다 볼 수 있는 범위가 다릅니다

학원나침반은 담당 반과 쓸 수 있는 기능을 강사별로 원장이 따로 정할 수 있고, 담당이 바뀌면 그 학생의 과거 기록까지 새 담당자에게 그대로 넘어갑니다. 더 이상 담당하지 않는 강사는 접근 권한을 잃습니다. 기록을 누가 남겼는지가 아니라 지금 누가 책임지고 있는지를 기준으로 삼기 때문입니다.

요금

재학생 1인당 하루 30원입니다. 구간 할인은 없습니다. 학원이 커질수록 매출도 커지니, 부담 비율이 규모와 상관없이 똑같이 유지되는 쪽이 낫다고 판단했습니다.

학원나침반을 만들면서 처음부터 세운 원칙은 하나였습니다. 기록은 쌓아두는 게 목적이 아니라 판단의 재료가 되어야 한다는 것. 학생 정보를 객관적으로 정리해서 학원과 학부모 사이의 오해를 줄이고, 원장이 학원 전체 상황을 놓치지 않게 하고, 강사가 잡무 대신 수업에 집중하게 만드는 것 — 이 세 가지가 지금도 학원나침반이 기능을 추가할 때마다 돌아가는 기준입니다.